Asistente Ejecutivo/a, Operaciones de Patrocinio Infantil

Descripción

Resumen: Este puesto de Asistente Ejecutivo brinda apoyo administrativo integral a la dirección, garantizando operaciones fluidas, comunicación eficaz y gestión eficiente de reuniones. Aspectos destacados: 1. Apoyar a la alta dirección en un entorno dinámico y multifuncional 2. Fomentar sólidas relaciones de trabajo y fortalecer la colaboración 3. Gestionar programaciones complejas y logística de viajes entre distintas zonas horarias Con 75 años de experiencia, nuestro enfoque es ayudar a los niños más vulnerables a superar la pobreza y experimentar una vida plena. Ayudamos a niños de todos los orígenes, incluso en los lugares más peligrosos, inspirados por nuestra fe cristiana. ¡Únase a nuestro equipo de 31.000\+ colaboradores que trabajan en casi 100 países y comparta la alegría de transformar las historias de vida de niños vulnerables! Principales responsabilidades: El Asistente Ejecutivo brindará apoyo administrativo de calidad y oportuno para permitir que el Director Global y el equipo de liderazgo de Operaciones de Patrocinio Infantil desempeñen exitosamente sus funciones. Esto se logrará gestionando las relaciones con partes interesadas de alto nivel dentro de la Alianza World Vision, coordinando los horarios de reuniones y asegurando que los documentos y presentaciones requeridos estén preparados y accesibles para todos, coordinando la logística de reuniones, apoyando viajes internacionales y eventos, y proporcionando comunicaciones claras y convincentes para crear un equipo de Operaciones de Patrocinio Infantil (CSO) bien conectado y dinámico. ***PRINCIPALES RESPONSABILIDADES*** **Gestión y planificación de reuniones** * Coordinar reuniones clave como las de todo el personal, las de líderes, las asambleas generales, etc., incluyendo logística, guía de desarrollo, participación y asignación de tiempos. * Elaborar y distribuir actas de reuniones, asegurando que los resultados y las tareas pendientes queden claramente definidos. * Organizar agendas, lecturas previas y presentaciones para las reuniones. * Supervisar y coordinar toda la logística para las reuniones virtuales y presenciales del equipo de Operaciones de Patrocinio Infantil, incluidos los arreglos hoteleros, servicios de catering, configuración logística de las reuniones, captura de actas y resultados, etc. * Desarrollar frecuencias y ritmos regulares para las reuniones de liderazgo y de todo el personal. **Operaciones del equipo de liderazgo de CSO** * Trabajar junto al equipo de liderazgo de CSO y los socios de CSO (por ejemplo, Personas y Cultura, Finanzas, etc.) para garantizar que el equipo de liderazgo esté preparado para las principales reuniones departamentales. * Brindar apoyo administrativo a comités, grupos de tarea y equipos de trabajo. * Actuar como enlace de confianza, fomentando sólidas relaciones de trabajo mediante una comunicación y participación proactivas que fortalezcan la colaboración y la alineación. * Apoyar al equipo en el mantenimiento de un seguimiento de alto nivel de prioridades, hitos, dependencias, riesgos y decisiones. * Actuar con un alto grado de discreción, anticipándose proactivamente a necesidades, identificando riesgos y escalando adecuadamente los temas para prevenir interrupciones. * Apoyar la preparación de materiales para la revisión de indicadores clave de desempeño (KPI) (paneles de control/tableros de seguimiento) y sintetizar percepciones en narrativas y recomendaciones. * Brindar apoyo a proyectos según sea necesario. **Comunicaciones y construcción de la cultura** * Apoyar las comunicaciones a escala de todo el equipo. * Conectar a los miembros individuales del personal en múltiples países mediante actualizaciones y celebraciones divertidas del equipo. * Colaborar con Gestión del Conocimiento para mejorar la forma en que se organizan y almacenan los materiales de las reuniones del equipo, con el fin de facilitar su acceso. * Apoyar la estandarización de herramientas de colaboración, plantillas y procesos de flujo de trabajo para mejorar la alineación multifuncional y la eficiencia en la ejecución. (por ejemplo, plantillas, archivos compartidos, etc.). * Informar al personal mediante comunicaciones útiles, pertinentes y claras. * Proporcionar comunicaciones cálidas y respetuosas a diversas partes interesadas. **Apoyo en viajes y logística de eventos** * Organizar la logística integral de viajes para el Director Global, incluidos vuelos, alojamientos, transporte terrestre y la elaboración de itinerarios detallados. * Apoyar las solicitudes de visado según sea necesario. * Gestionar, hacer seguimiento y conciliar los gastos del Director Global. * Mantener el ritmo operativo habitual durante las semanas de viaje cuando sea necesario, secuenciando reuniones y continuando con los proyectos. * Mantener materiales de preparación durante los viajes: briefings, contexto sobre las partes interesadas, documentos clave y próximos pasos. ***EXPERIENCIA Y FORMACIÓN REQUERIDAS*** * Licenciatura en Administración de Empresas, Comunicaciones o experiencia administrativa equivalente. * Formación avanzada, certificación o experiencia equivalente en administración. * 3\+ años apoyando a altos directivos o liderazgo ejecutivo en entornos dinámicos y multifuncionales. * Experiencia gestionando programaciones complejas entre distintas zonas horarias y múltiples calendarios (Outlook/Teams). * Excelentes habilidades verbales y escritas, con capacidad demostrada para redactar comunicaciones ejecutivas a partir de puntos clave con mínimas revisiones. Tipos de solicitantes aceptados: Solo solicitantes locales