Asistente de Gerencia

Descripción

Resumen del Puesto: Brindar apoyo administrativo y logístico a la Gerencia General, asegurando la organización, coordinación y manejo eficiente de información y actividades. Puntos Destacados: 1. Coordinación y organización de reuniones y actividades de Gerencia General 2. Gestión de archivo confidencial y preparación de documentos oficiales 3. Asistencia a la Gerencia General en agenda y presentaciones * **I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO** * **Denominación del Puesto:** Asistente de Gerencia **II. PROPÓSITO DEL PUESTO** Brindar apoyo administrativo y logístico a la Gerencia General, garantizando la organización, coordinación y manejo eficiente de información, documentos y actividades propias de la gerencia. **III. FUNCIONES PRINCIPALES** * **Gestiones Administrativas:** * Coordinar, programar y organizar las reuniones y actividades de la Gerencia General. * Gestionar el archivo físico y digital de documentos confidenciales y administrativos. * Preparar reportes, memorandos y correspondencia oficial según lo requerido. * Recibir, clasificar y priorizar documentos y correspondencia dirigida a la Gerencia General. * **Atención al Cliente y Proveedores:** * Recibir y atender visitas, llamadas telefónicas y solicitudes dirigidas a la Gerencia General. * Coordinar reuniones con clientes, proveedores y otras áreas de la empresa. * **Soporte a la Gerencia General:** * Asistir a reuniones para registrar acuerdos y realizar el seguimiento a su cumplimiento. * Preparar materiales y presentaciones requeridas para reuniones internas y externas. * Gestionar la agenda personal y profesional del Gerente General. * **Logística y Coordinación:** * Coordinar la compra de materiales y servicios necesarios para la Gerencia. * Supervisar el correcto funcionamiento de los equipos y espacios de trabajo de la Gerencia. * **Cumplimiento Normativo:** * Garantizar la confidencialidad de la información manejada en el puesto. * Asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos establecidos por la empresa. **IV. REQUISITOS DEL PUESTO** * **Formación Académica:** * Título técnico o universitario en Secretariado Ejecutivo, Administración o carreras afines. * **Experiencia Laboral:** * Mínimo 2 años de experiencia como Secretaria de Gerencia o puestos similares. * **Competencias Técnicas:** * Manejo de herramientas ofimáticas (Microsoft Office, Google Workspace). * Dominio de redacción y ortografía. * Conocimiento básico de gestión administrativa y archivo. * **Habilidades Blandas:** * Alta capacidad organizativa. * Proactividad y atención al detalle. * Habilidad para manejar información confidencial. * Excelente comunicación oral y escrita. **V. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES** * **Responsabilidades:** * Cumplir con las funciones asignadas garantizando la calidad y confidencialidad de las mismas. * Informar oportunamente sobre situaciones que puedan impactar en las operaciones de la Gerencia. * **Autoridades:** * Proponer mejoras en los procesos administrativos de la Gerencia General. * Solicitar apoyo de otras áreas para el cumplimiento de sus funciones. **VI. INDICADORES DE GESTIÓN** * Nivel de organización y cumplimiento de la agenda de la Gerencia. * Tiempo de respuesta en la elaboración de documentos. * Grado de satisfacción de la Gerencia General y otras áreas respecto al apoyo recibido * **Jornada Laboral:** Tiempo completo. * **Lugar de Trabajo:** Oficina principal de COTRANS E.I.R.L. Tipo de puesto: Tiempo completo Sueldo: A partir de S/.1,500\.00 al mes Experiencia: * Secretaria de gerencia: 2 años (Obligatorio) Lugar de trabajo: Empleo presencial