Asistente Administrativo de Área - SV/EP/PAT

Descripción

Resumen: Este puesto apoya al Gestor del Sitio asegurando el funcionamiento fluido del centro, la prestación de los servicios requeridos alineados con los Estándares de Desempeño de Head Start y la realización de diversas funciones administrativas. Aspectos destacados: 1. Apoya las operaciones del centro y la prestación de servicios 2. Realiza diversas funciones administrativas y de apoyo 3. Asiste en proyectos de la agencia y del centro **Tiempo completo; excelentes beneficios y días pagados de ausencia** **Salario inicial: $1** **9** **.** **57** **/hora; Salario inicial bilingüe: $20\.55/hora** **PROPÓSITO:** El Asistente Administrativo de Área apoya al Gestor del Sitio ayudando a garantizar que los centros asignados funcionen sin interrupciones y que todos los servicios requeridos se presten conforme a los Estándares de Desempeño de Head Start. Este puesto desempeña una amplia variedad de funciones administrativas y de apoyo al centro, contribuye a las necesidades operativas diarias y ofrece apoyo suplementario en las operaciones del centro según sea necesario. El puesto también asiste en proyectos de la agencia y del centro según lo asignen el Gestor del Sitio o el Departamento de Supervisión de Datos y Cumplimiento (DMC), manteniendo siempre profesionalismo, precisión y cumplimiento de todas las políticas y procedimientos de la agencia. **FUNCIONES LABORALES ESENCIALES:** I. TAREAS CLERICALES GENERALES A. Procesamiento de textos e ingreso de datos · Cartas, formularios e informes; · Mantener y supervisar la información de la base de datos; · Generar boletines informativos, memorandos, etc.; · Generar los informes requeridos según lo asignado. B. Proyectos especiales · Brindar apoyo a proyectos a nivel de agencia, según lo asignado; · Asistir en la coordinación de reuniones y/o eventos. C. Archivo · Clasificar, cruzar referencias y archivar cartas, informes y/u otros documentos; · Mantener actualizados los archivos y sistemas. D. Correo · Abrir, clasificar y/o distribuir correo entrante, mensajes y/o informes; · Recoger y entregar correo y paquetes interagenciales y postales según las indicaciones. E. Fotocopiado, encuadernación y laminado · Cartas, formularios e informes; · Calendarios para docentes; · Boletines informativos. F. Suministros del centro · Gestionar, pedir, adquirir e inventariar los suministros del centro, según lo asignado. G. Capacitaciones y reuniones · Asistir a capacitaciones y/o reuniones, según lo asignado; · Tomar actas de las reuniones del centro y distribuirlas, según lo asignado. H. Atender llamadas telefónicas y dirigirlas adecuadamente. I. Brindar asistencia a padres, voluntarios y al público en general según sea necesario en el centro. J. Promover y facilitar activamente un buen trabajo en equipo y la construcción de equipos con todo el personal del centro. K. Mantener los registros financieros según lo asignado. L. Operar y mantener el equipo de oficina del centro. II. APOYO AL CENTRO A. Asistir a los equipos del centro para garantizar que todos los servicios estén disponibles para los niños inscritos, según lo asignado por el Gestor del Sitio. B. Brindar apoyo suplementario como supervisor de transporte escolar, en nutrición y en salas de clases. C. Asistir en la limpieza y mantenimiento diarios del centro según sea necesario. III. INTERACCIÓN CON NIÑOS, PADRES Y COMPAÑEROS DE TRABAJO A. Debe relacionarse de manera positiva, afectuosa y de apoyo, tanto verbal como físicamente, y ser sensible a las necesidades de los niños, los padres y los compañeros de trabajo. B. Debe reaccionar y responder con rapidez y seguridad ante situaciones que involucren a niños. IV. ENTORNO LABORAL Y SEGURIDAD A. Mantener un entorno laboral seguro y agradable. B. Cumplir con las normas, políticas y procedimientos de seguridad. C. Contribuir activamente a la promoción de un lugar de trabajo y un entorno seguros. V. OTRAS FUNCIONES Pueden asignarse otras funciones relacionadas según corresponda y dentro del alcance de las responsabilidades generales de este puesto. Sin embargo, esta descripción de puesto no establece ni implica, de ninguna manera, que estas sean las únicas funciones que el empleado que ocupe este puesto deba realizar. Esta descripción define la naturaleza y el nivel generales del trabajo, pero no pretende ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades y funciones que podrían requerirse. **ESPECIFICACIONES LABORALES REQUERIDAS** **Educación**: Se requiere título de escuela secundaria o equivalente; se prefiere asociado en Negocios, Administración de Oficinas o campo relacionado. Los estudios universitarios documentados o una combinación equivalente de educación y experiencia pueden sustituir al título. Los estudios en Servicios Humanos o Educación Infantil Temprana son beneficiosos. **Experiencia**: Se requiere un mínimo de un (1\) año de experiencia como asistente de oficina o en tareas clericales generales. Se prefiere experiencia trabajando con niños de edad preescolar o en un entorno de educación infantil temprana. **Certificaciones**: Se requieren certificaciones en RCP/Primeros Auxilios y en Manipulación Segura de Alimentos. (Las certificaciones pueden obtenerse después de ser contratado.) **Habilidades esenciales**: Capacidad para utilizar Microsoft Office y programas de bases de datos; sólidas habilidades comunicativas y organizativas; capacidad para ejercer un buen juicio, mantener flexibilidad y adaptarse a necesidades cambiantes; capacidad para gestionar múltiples tareas y mantener registros precisos; trabajar de forma independiente o como parte de un equipo; manejar información confidencial; y mantener atención y conducta apropiada al brindar apoyo en tareas de supervisión de niños. Capacidad para leer, escribir y comunicarse eficazmente en inglés para comprender y seguir procedimientos, garantizar la seguridad y completar la documentación requerida relacionada con el puesto. **Requisitos físicos esenciales**: Este puesto se clasifica como «orientado al centro». Capacidad para levantar y transportar hasta 40 libras a una distancia de 25 pies, y empujar y/o jalar hasta 40 libras a una distancia de 20 yardas. Movilidad, fuerza y amplitud de movimiento suficientes para realizar actividades como estar de pie, caminar, equilibrarse, agacharse, inclinarse, arrodillarse, gatear, sentarse en el suelo, alcanzar objetos, agacharse o arrodillarse, girar y subir o bajar escaleras. Capacidad para reaccionar rápidamente ante las acciones físicas de los niños. Capacidad para permanecer sentado durante períodos prolongados según exija el puesto. Resistencia suficiente para desempeñar las funciones laborales con la frecuencia requerida. Vista, audición, destreza manual y coordinación ojo-mano suficientes para desempeñar las funciones laborales de forma segura y eficaz. Estos requisitos físicos reflejan las demandas máximas potenciales de trabajar en un entorno basado en centros y no indican que se deba levantar o transportar continuamente cargas. **Exposición a riesgos**: Tareas de movimiento repetitivo; permanecer sentado durante largos períodos; uso de computadoras personales y otros equipos de oficina; comportamiento impredecible de niños y padres; exposición a enfermedades contagiosas; productos químicos peligrosos; conducción y viaje en vehículos motorizados. **Condiciones de trabajo**: Oficinas interiores y centros preescolares, viajes locales frecuentes y ocasionalmente fuera de la ciudad. **EMPLEO SUJETO A:** Evaluación médica previa al empleo según lo requiera la agencia y el puesto (puede incluir, entre otros: prueba de detección de drogas, examen físico ocupacional y/o pruebas funcionales) Inscripción en el Registro Central de Antecedentes Licencia vigente de conductor de Oregon Comprobante de seguro automovilístico personal vigente de acuerdo con la política de la agencia Historial de conducción judicial emitido por el DMV correspondiente a los últimos tres (3\) años Aprobación para conducir otorgada por la compañía de seguros de la agencia – requiere tener al menos 21 años de edad **Supervisado por:** Gestor del Sitio 0\-5