Descripción
Resumen:
Este puesto brinda coordinación integral y apoyo operativo para los programas globales de Aprendizaje y Desarrollo (L&D) de Finanzas, garantizando la ejecución fluida de iniciativas virtuales y presenciales.
Aspectos destacados:
1. Coordinar el ciclo de vida completo de múltiples programas de aprendizaje y desarrollo (L&D)
2. Gestionar la comunicación con los participantes y las partes interesadas
3. Coordinar la logística de eventos, viajes y residencias
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Principales responsabilidades:
Este puesto brinda coordinación integral y apoyo operativo para los programas globales de Aprendizaje y Desarrollo (L&D) de Finanzas, incluidas la administración de participantes, la gestión del entorno de aprendizaje, la comunicación con las partes interesadas, la programación y la logística de entrega de programas. El rol garantiza la ejecución fluida de programas virtuales y presenciales mediante la gestión de sistemas, el apoyo a los facilitadores, la coordinación de viajes y eventos, y la supervisión de procesos como los reintegros de cargos, los informes y el cierre de programas.
***PRINCIPALES RESPONSABILIDADES***
**Coordinación de programas y gestión del entorno de aprendizaje**
* Coordinar el ciclo de vida completo de múltiples programas de aprendizaje y desarrollo (L&D) (por ejemplo, Iron Manager, NextGen, ACTS y otros).
* Configurar y gestionar los canales de Teams y los entornos de aprendizaje para cada cohorte.
* Cargar y organizar materiales y recursos del programa para facilitadores y participantes.
* Supervisar las nominaciones, gestionar los registros de participantes y mantener los sistemas de datos del programa.
* Monitorear el progreso de los participantes, la entrega de tareas y su participación en los programas.
* Preparar materiales para el lanzamiento del programa, cronogramas y elementos visuales.
**Comunicación con participantes y partes interesadas**
* Actuar como punto de contacto principal para los participantes, los nominadores regionales y las partes interesadas.
* Mantener una comunicación continua en todas las fases del programa (antes del lanzamiento, durante el programa y al finalizarlo).
* Gestionar buzones compartidos (por ejemplo, Finanzas Globales y Anticorrupción), respondiendo o redirigiendo las consultas.
* Construir y mantener sólidas relaciones con las partes interesadas globales en distintas regiones y zonas horarias.
* Enviar comunicaciones sobre el programa, incluidas invitaciones, recordatorios, seguimientos y actualizaciones.
**Logística de eventos, viajes y residencias**
* Coordinar la logística integral de los programas y residencias presenciales.
* Gestionar la logística de viajes de los participantes, incluida la coordinación de vuelos, las confirmaciones y la comunicación correspondiente.
* Coordinar alojamientos hoteleros, espacios para reuniones, servicios de catering y necesidades in situ.
* Preparar y distribuir cartas de invitación para visados y documentación relacionada con el apoyo.
* Actuar como enlace con las oficinas regionales, los proveedores y los equipos locales de planificación.
* Diseñar y producir materiales impresos (por ejemplo, paquetes de bienvenida, etiquetas de nombre, pancartas y certificados).
**Programación y coordinación de sesiones**
* Programar todas las sesiones relacionadas con el programa, incluidos seminarios web, llamadas de coaching, sesiones grupales y sesiones de análisis posterior.
* Coordinar entre múltiples zonas horarias para garantizar una participación óptima.
* Gestionar las invitaciones y actualizaciones de calendario para todos los participantes y facilitadores.
* Apoyar la preparación de los facilitadores asegurando que las sesiones estén debidamente programadas y dotadas de los recursos necesarios.
**Cierre del programa, informes y procesos financieros**
* Supervisar la finalización del programa por parte de los participantes y garantizar que se cumplan todos los requisitos del programa.
* Expedir certificados y comunicar los pasos siguientes a los participantes.
* Gestionar los procesos de reintegro de cargos entre los distintos programas y garantizar un seguimiento financiero preciso.
* Mantener los registros de exalumnos, los sistemas de informes y las listas de distribución (por ejemplo, actualizaciones en Power BI).
* Apoyar los procesos de evaluación del programa y la recopilación de datos.
***CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y CALIFICACIONES***
* Experiencia en la coordinación de programas, eventos o iniciativas de aprendizaje.
* Fuertes habilidades organizativas y de coordinación de proyectos con múltiples prioridades.
* Experiencia con herramientas digitales de aprendizaje (O365, Teams, Zoom, herramientas de encuestas, etc.).
* Excelentes habilidades de comunicación y capacidad para trabajar en distintos contextos culturales y zonas horarias.
* Capacidad para gestionar simultáneamente la logística, las partes interesadas y los detalles operativos.
* Título universitario o experiencia laboral equivalente, preferiblemente en aprendizaje y desarrollo, desarrollo organizacional, comunicación o administración de empresas.
* Experiencia preferible en aprendizaje y desarrollo (L&D), desarrollo organizacional o operaciones de programas. Coordinación de viajes, eventos o programas globales.
* Conocimiento de herramientas de informes (por ejemplo, Power BI) y herramientas de diseño (por ejemplo, Canva).
* Es posible que deba viajar ocasionalmente para apoyar eventos presenciales, según sea necesario.
Tipos de solicitantes aceptados:
Solo solicitantes locales
Tiempo completo
Presencial
